ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম

এম আই এস এর ভিজুয়াল ডায়াগ্রাম

একটি প্রতিষ্ঠানের ভেতরে পরিচালনা পরিষদ ব্যবস্থাপনাগত কোন সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করা ও রক্ষণাবেক্ষণ করার জন্য কম্পিউটারের মাধ্যমে তথ্য-উপাত্ত প্রক্রিয়াজাত করাকে বলা হয় ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম বা সংক্ষেপে এমআইএস। এই টার্মটির সাথে সংযুক্ত অন্যান্য টার্মগুলো হচ্ছে, ‘ট্রানজেকশন প্রসেসিং সিস্টেম’, ‘ডিসিশন সাপোর্ট সিস্টেম’, ‘এক্সপার্ট সিস্টেম’, এবং ‘এক্সিকিউটিভ ইনফরমেশন সিস্টেম’। এই টার্মটি প্রায়ই একাডেমিক ব্যবসায় শিক্ষায় ব্যবহৃত হয় এবং এই সংক্রান্ত অন্যান্য টার্ম, যেমনঃ ‘[[তথ্য ব্যবস্থা’, ‘তথ্য প্রযুক্তি’, ‘ইনফরমেটিক্স’, ‘ই-বাণিজ্য’, এবং ‘কম্পিউটার বিজ্ঞান'এর সাথে সম্পর্ক বজায় রাখে; আর সে কারণেই এই এমআইএস টার্মটি উপরে উল্লেখিত এ জাতীয় অন্যান্য টার্মের সাথে মাঝেমাঝে অদলবদল হয়ে ব্যবহৃত হয়।

ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম একাডেমিক শিক্ষার অংশ হিসেবে মানুষ, প্রযুক্তি, প্রতিষ্ঠান এবং এদের মধ্যকার সম্পর্ক বিবেচনা করে। এই সংজ্ঞায়নটি একদম উপযুক্তভাবে ব্যবসায় শিক্ষার কোর্স ‘এমআইএস’এর সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। অনেক ব্যবসায় শিক্ষার স্কুল, কলেজ, বিশ্ববিদ্যালয় ও ইন্সটিটিউশনে একাউন্টিং, ফিন্যান্স, ব্যবস্থাপনা, মার্কেটিং বিভাগের মত ‘এমআইএস’ নামে আলাদা একটি বিভাগ থাকে এবং সেখান থেকে শিক্ষার্থীদেরকে ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেমে স্নাতক, স্নাতকোত্তর ও পিএইচডি ডিগ্রি দেয়া হয়। 

এমআইএস অভিজ্ঞ পেশাজীবীরা একটি প্রতিষ্ঠানে ব্যক্তি পর্যায়ে, যন্ত্রাংশে ও ব্যবসার প্রক্রিয়ায় বিনিয়োগ থেকে মুনাফা বৃদ্ধির জন্য কাজ করে থাকে।

ম্যানেজমেন্ট বা ব্যবস্থাপনা

ইনফরমেশন সিস্টেম ম্যানেজারদের মনোযোগের বিষয়, দায়িত্বের পরিমাণ ও কাজের পরিধি ভিন্নভিন্ন হয়ে থাকে এবং বিভিন্ন দিকে ছড়িয়ে থাকে; এর পরিধি শুরু হয় চিফ ইনফরমেশন অফিসার, চিফ টেকনোলজি অফিসার, আইটি ডিরেক্টর, এবং আইটি সিকিউরিটি ম্যানেজারের মাধ্যমে। চিফ ইনফরমেশন অফিসার বা প্রধান তথ্য কর্মকর্তাগণ একটি প্রতিষ্ঠানের সম্পূর্ণ টেকনোলজি স্ট্রেটেজির দায়িত্বে থাকেন। মূলত, যখন কোন একটি প্রতিষ্ঠানে টেকনোলজি বা তথ্য সংক্রান্ত লক্ষ্যমাত্রা নির্ধারণ করতে হয় এবং সেই সব লক্ষ্যমাত্রা অর্জন ও নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয় পরিকল্পনা গ্রহণ করতে হয় জন্য তখন তাঁরা একটি প্রতিষ্ঠানের সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী কর্মকর্তা ও কর্ম পরিচালকের চেয়ে বেশি অগ্রাধিকার পেয়ে থাকেন।  

একটি নতুন টেকনোলজি বা প্রযুক্তি কীভাবে তাঁদের প্রতিষ্ঠানকে সাহায্য করতে পারে সেটি পর্যবেক্ষণের দায়িত্বে থাকেন চিফ টেকনোলজি অফিসারগণ। তাঁরা সাধারণত চিফ ইনফরমেশন অফিসার বা প্রধান তথ্য কর্মকর্তাদের দ্বারা ইস্যুকৃত পলিসি সুষ্ঠভাবে নির্বাহ করার জন্য সাহায়ক কারিগরি ও প্রযুক্তিগত সমাধান সুপারিশ করেন।.

ইতিহাস

কেনেথ (Kenneth) এবং অলড্রিচ অ্যাস্টেল (Aldrich Estel) ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেমের বেশ কয়েকটি যুগ চিহ্নিত করেছেন; এবং কম্পিউটিং টেকনোলজির উন্নয়ন ও বিবর্তনের ক্রমবিকাশের উপর ভিত্তি করে পর্যায়ক্রমে ৫ টি ক্ষেত্রে বর্ণনা করেছেন। সেগুলো হচ্ছে: 

1. মেইনফ্রেম ও মিনিকম্পিউটার 
2. কম্পিউটিং পারসোনাল কম্পিউটার
3. ক্লায়েন্ট/সার্ভার নেটওয়ার্ক 
4. এন্টারপ্রাইজ কম্পিউটিং এবং 
5. ক্লাউড কম্পিউটিং  

পরিভাষা ও প্রকারভেদ

ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম, ইনফরমেশন সিস্টেম, এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং এবং ইনফরমেশন টেকনোলজি ম্যানেজমেন্ট টার্মগুলো মাঝেমাঝেই দ্বিধা তৈরি করে। ইনফরমেশন সিস্টেম এবং ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম হচ্ছে বৃহৎ শ্রেণী, এর অন্তর্ভুক্ত হচ্ছে এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং।

• ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম
• ডিসিশন সমর্থন সিস্টেম
• এক্সিকিউটিভ সমর্থন সিস্টেম
• বিপণন ইনফরমেশন সিস্টেম
• একাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেম
• মানবসম্পদ ব্যবস্থাপনা সিস্টেম
• অফিস অটোমোশন সিস্টেম
• স্কুল ইনফরমেশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম
• এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং সিস্টেম

সুবিধাসমূহ

ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম ব্যবহার থেকে প্রাপ্ত কিছু সুবিধার কথা নিচে উল্লেখ করা হল:

• একটি প্রতিষ্ঠান তার মুনাফা রিপোর্ট ও কর্মীদের কাজের রেকর্ড ইত্যাদি বিবেচনা করে তার শক্তি (strengths) ও দূর্বলতাসমূহ(weaknesses)খুঁজে বের করতে পারে; এবং এই বিষয়গুলো খুঁজে বের করার মাধ্যমে একটি প্রতিষ্ঠান তার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ও কার্যপদ্ধতিতে উন্নতি করতে পারে।
•  প্রতিষ্ঠানের একটি সামগ্রিক চিত্র তুলে ধরা সম্ভব হয়।
•  যোগাযোগ তৈরি ও পরিকল্পনার টুল হিসেবে এটি ব্যবহৃত হয়। 
•  এমআইএস একটি প্রতিষ্ঠানকে ‘কম্পেটেটিভ এডভান্টেজ’ অর্জন করতে সাহায্য করে।
•  এমআইএস রিপোর্ট দ্রুত সময়ের মধ্যে সিদ্ধান্ত নিতে ও কাজ শুরু করতে সাহায্য করে।  
• কাস্টমার ডাটা প্রাপ্তির মাধ্যমে ভোক্তার কাছ থেকে প্রাপ্ত সাড়া ব্যবহার করে ভবিষ্যতে ব্যবসায় তাঁদের চাহিদার প্রতিফলন ঘটানো সম্ভব। 

এন্টারপ্রাইজ এপ্লিকেশন

• এন্টারপ্রাইজ সিস্টেম ‘এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং সিস্টেম’ নামেও পরিচিত। এটি একটি সংযুক্ত সফটওয়্যার মডিউল এবং সমন্বিত ডাটাবেজ প্রদান করে যা ব্যবহার করার মাধ্যমে কর্মীরা বিভিন্ন স্থানে মূল ব্যবসায় প্রক্রিয়ায় পরিকল্পনা, ব্যবস্থাপনা, এবং নিয়ন্ত্রণ করতে পারে। 
• ফিন্যান্স, একাউন্টিং, মার্কেটিং, মানবসম্পদ, উৎপাদন, ইনভেনটরি ম্যানেজমেন্ট, এবং বিতরণ এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিংএর মডিউল এর ভেতর অন্তর্ভুক্ত।
• বিপণন, বিক্রয় ও সেবা— প্রতিটি বিভাগের বর্তমান ও সম্ভাব্য ব্যবসায়ীক পার্টনার ও ভোক্তাদেরর সাথে ভালো সম্পর্ক বজায় রাখতে ও তৈরি করতে কাস্টমার রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম একটি ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানকে সাহায্য করে।   
• নলেজ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম একটি প্রতিষ্ঠানকে তথ্য বা নলেজ বা জ্ঞান সংগ্রহ, সংরক্ষণ, সংগঠন ইত্যাদি কাজ সহজতর করতে সাহায্য করে।
• সাপ্লাই চেইনে আরো বেশি পরিমাণে লিঙ্ক একীভূত করার মাধ্যমে সাপ্লাই চেইন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আরো কম খরচে সাপ্লাই চেইন ব্যবস্থাপনা পরিচালনা করতে সাহায্য করে। 

উন্নয়ন

একটি প্রতিষ্ঠানের সমস্যাগুলো সমাধান করার লক্ষ্যে একটি ইনফরমেশন সিস্টেম তৈরি করার জন্য যে কার্য সম্পন্ন করা হয় তাকে সিস্টেম উন্নয়ন বলা হয়। 

পরিবর্তন বা (Conversion) হচ্ছে এমন একটি প্রক্রিয়া যায় মাধ্যমে পুরনো সিস্টেম বা পদ্ধতি পরিবর্তিত বা পরিবর্ধিত হয়ে নতুন সিস্টেম বা পদ্ধতিতে রূপ নেয়। এটি তিনটি পদ্ধতিতে সম্পন্ন হয়: 

• ডিরেক্ট কাট (Direct cut) – নতুন একটি সিস্টেম বা পদ্ধতি এসে পুরনো  সিস্টেম বা পদ্ধতিকে বাতিল ঘোষণা করবে।
• প্যারালাল ইমপ্লিমেন্টেশন (Parallel implementation) - নতুন সিস্টেমটি পুরোপুরিভাবে কাজ করার আগ পর্যন্ত পুরনো ও নতুন সিস্টেম একসাথে কাজ করে।
• পাইলট স্ট্যাডি (Pilot study) - নতুন একটি সিস্টেমকে আংশিকভাবে ব্যবহার করে পরীক্কা করা দেখা হয় এটি কীভাবে কাজ করে।